2005-11-11 [長年日記]
_ [work] ToDo管理をGTDタイムマシンメモ帳版で
最近、GetThingsDoneというものを知りました。
GTDとはDavid Allenさんが語っている仕事術、様々なノウハウ集です。
「やるべき項目のうち、今すぐ必要では*ない*ものを頭の外に追い出す。」
というところが私の心をわしづかみました。
私はいらない心配をしてしまうくせがあることを自覚しているので、
「これいいっしょや！」と自然に口をつく北海道弁とともに実践してみることにしました。
尚、GTDに関しては参考文献のURLや原著をご覧ください。
仕事のやり方には個人差がありますので、
便利そうだなと思ったところから少しずつ始めるのが良いと思います。
私は原著を買ったのですが、洋書で買ったのでまだ開いてもいない状態です。(^^;)
翻訳版もあるのですが、訳があまりよろしくないという噂です。
以下の話は私流のアレンジ版です。
＃五十嵐メソッドと命名したいが、既に有名で当たり前だったら恥ずかしいなぁ。(^^ゞ
さて、参考文献の「Tickler File」を見て頂きたいのですが、
ここに疑似タイムマシンの話が載っています。
キテレツの発明した機械ではなくて、日付を振ったファイルを集めたものです。
書類を指定の日付のファイルにいれておけば、
その日に忘れずに処理できるという仕組みです。
これってTodo管理に使えないか？ということで考えてみました。
まず、Todoなので書類管理は不要です。
その分タイムマシンのサイズを小さく持ち運び可能にして、家と会社で使いたいですね。
手帳が使い易いかなと思ったので早速作ってみました。
写真を撮ったので見てみてください。
右に10区分、上部に4区分できる台紙を買ってきました。
10区分の前半5区分を、
「今日」、「明日」、「今週」、「今月・来月」、「未来」
としました。
該当する台紙に、付箋に「締め切り」と「やるべきこと(todo)」を書いて貼ります。（これをジョブと呼ぶ。）
ポイントは、絶対日付カレンダーではなくて、相対日付カレンダーなところです。
最初は週間カレンダーを買ってきてそこにぺたぺた貼るのを考えたのですが、
「締め切りは先だけど早めに片づけてもいい仕事」の扱いに困ると思い相対にしました。
＃でも週間カレンダーも買ってみた。色づかいが気にいったので。(^^)
以上の5つは自分がやるべきジョブを貼っておきます。
このほかに、「他の人の仕事完了を待っているジョブ」を扱いたいので、
上部の区分を1つ使って「待ち」のページを作りました。
また、近々引っ越しをする予定で「待ち」ジョブが多数あるので、
上部の区分をもう1つ使って「引っ越し」専用にページを作りました。
待ちのページは他の人の仕事が終わったら、それをトリガーにして自分の仕事へ移動します。
さて、作成が終わったらその日は「当日」のページだけ見てがつがつジョブを消化します。
翌日からは1日1回ジョブの確認です。
普段の日は、今日、明日、今週のジョブだけを再配置すればOKです。
ただし、待ちのジョブは必要に応じてつっつく必要があるので、これも確認します。
↑つまり、来週以降のジョブは頭の外に追い出されていて、かつ、視界にも入りません。
週に1回、今月・来月のページをさらって必要があれば今週のページにジョブを移動します。
月に1回、未来のページをさらって必要があれば今月・来月のページにジョブを移動します。
新たなジョブを思いついたら、その場で書いて配置しましょう。忘れないうちに。
2分以内に片づく仕事であれば、貼らずにその場で処理するのが楽です。
↑ひょっとしたら、これがGTDで一番有益なアドバイスかもしれない。(^^;)
そんな感じで使ってます。今のところ快調です。また使ってみて改善点あれば随時書きます。
また、区分を半分しか使ってないのは、会社と私用で使い分けた方がいい気がするからです。
就職したら後半を会社用に使ってみます。
＃前半が会社用だと、休みの日に目に入りそうで嫌。(笑)
それと、kzyさんがKPT法と融合させたtodo管理を提唱していますね。
他の手法のいいところをとりいれてカイゼンしたいです。
■課題
・ラベラーを使って付箋を印刷したい→引っ越ししたらラベラーを買おう
・うまい付箋の色分け→優先度や種類によって色を変えればいいかな
・網は付箋が取り出し難い→取り出し易く落ち難い機構の導入
